特定医療法人 長生会 大井田病院

高知県宿毛市にある『特定医療法人 長生会 大井田病院』のブログ

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2018-06

効率的な業務を心掛けて(事務所)

投稿時間 : 09時31分31秒

カテゴリー : その他

ジャンル : 日記

今年も梅雨入りし、雨の多い季節となりました。

今年の梅雨入りは、四国だと5月28日だそうですね。これは、例年より8日早く、昨年と比べると23日も早いようです。その分梅雨明けも早くなってほしいものです。

 

高齢化による労働力減少が迫りつつある日本ではAIやRPA,ICT、働き方改革など、業務効率化をキーワードとした様々な手法がでています。自分の職場も限られた人数の中でいかに効率よく業務を行うかはワークライフバランスの観点からも重視すべき点です。

 

前述のような立派な効率化ではありませんが、事務作業でよく使用するエクセルでこれを知っておくと便利になるのでは、というものを本当に簡単ではありますがご紹介したいと思います。

 

ショートカットキー

「Ctrl」+「;」 当日の日付入力

「Ctrl」+「Z] 1つ前の処理に戻る

「Ctrl」+「Y」 1つ先の処理へ進む

「Crtl」+「F」 検索

 上記検索の別タブに置換機能があります。特定のワードを検索し、別の文字に置換することができる便利機能です。例えば、薬の名前を間違えて入力したけど、その間違えた薬の名前がエクセルの至るところのセルに存在する場合、修正に手間がかかりますよね。 そこで置換をしてやると一気に薬の名前が修正できます。範囲を指定すれば、その範囲内だけで置換することも可能です。前年度のシートを今年度のものに更新したい場合も年度の数字を直すのって手間ですよね。そこで「30」→「31」に「29」→「30」に置換するとすぐに年度更新できます。この逆の手順で行うとすべて31年になっちゃうので注意です。

また、エクセルにある名前で例えば「大井田 太郎」と姓と名の名前の間にスペースがあるけど、これを消したい場合、1つ1つダブルクリックして消していくのは手間ですよね。そこで「 」←スペースを検索してそれをスペース無しに置換することですべてのスペースを削除できます。使いどころがあるかはわかりませんが。。。

 

エクセルは基本的な操作を知っていればあとは応用で色々なことが可能です。このように普段は知らないだけで方法さえわかれば効率化できることや手間を省くことは様々にありますよね。

 

 




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